Sala studio


REGOLAMENTO DEI SERVIZI PER IL PUBBLICO

 


TITOLO   I
Consultazione dei documenti

Art. 1 - Consultabilità



1.  I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli dichiarati di carattere riservato, di cui al successivo art. 8. Le ricerche e le letture per ragioni di studio sono gratuite.


Art. 2 - Ammissione


1. Lo studioso che intenda consultare documenti redige la domanda sull’apposito modulo disponibile nella sala di studio, indicando distintamente l’argomento della ricerca. La consultazione è soggetta ad autorizzazione del direttore o del funzionario addetto alla sala. L’autorizzazione è valida per l’anno solare e per il solo argomento specificato nella domanda. Per ogni argomento di ricerca deve essere redatta una domanda.

2. Al momento della presentazione della domanda deve essere esibito un documento d’identità i cui estremi saranno trascritti, a cura del personale, sulla domanda stessa. Lo studioso autorizza espressamente l’Istituto al trattamento dei dati personali contenuti nella domanda a fini statistici e per le finalità previste dalla legge o da disposizioni ministeriali.

3. L’utente ammesso in sala di studio è fornito di tessera. La tessera va rinnovata ad ogni inizio d’anno. La tessera di ammissione in sala studio andrà esibita di volta in volta alla ricezione.

4. Lo studioso è tenuto ad apporre giornalmente la propria firma in forma leggibile sul registro delle presenze giornaliere.


Art. 3 – Funzionamento del servizio.


1. L’Istituto è aperto al pubblico, di norma, tutti i giorni non festivi. L’orario di apertura vigente è: dal lunedì al venerdì dalle ore  08.00 alle ore 18.00. Eventuali modificazioni dell’orario suddetto saranno comunicate con congruo anticipo.

2. Lo studioso può liberamente consultare gli inventari e gli altri strumenti di corredo.

3. La richiesta di materiale documentario va effettuata sulle apposite schede e separatamente per ciascun pezzo. Non si possono richiedere più di cinque volumi o buste per volta; in ogni caso, durante la giornata, le richieste non possono superare le dieci unità, comprese quelle in deposito.

Il numero di pezzi che può essere richiesto in consultazione in una giornata è limitato dalla necessità di contemperare le esigenze degli altri studiosi e quelle dei servizi.

5. E’ consentita la consultazione di una unità archivistica per volta. La consegna delle unità archivistiche è effettuata presso il funzionario addetto alla sala.

6. Dopo ciascuna consultazione i pezzi, debitamente richiusi, vanno restituiti al funzionario addetto alla sala. I documenti possono essere mantenuti in deposito a disposizione dello studioso che li ha richiesti per non più di sette giorni, per un massimo di tre unità. Trascorso tale periodo, i pezzi si considerano restituiti, salvo specifica richiesta di rinnovo. Il rinnovo sarà concesso tenendo conto delle esigenze di ricerca eventualmente poste da altri studiosi.

7. Lo studioso può consultare esclusivamente la documentazione richiesta a proprio nome. Non è ammesso il trasferimento dei documenti ad altro ricercatore o ad altro posto di lavoro. Le unità archivistiche già in consultazione, pertanto, non possono essere visionate da altri studiosi.


Art. 4 – Tutela del materiale archivistico


1. La Direzione può escludere dalla consultazione, con provvedimento motivato, i documenti in cattivo stato di conservazione.

2. Nessun documento può essere estratto dall’Istituto se non temporaneamente e per necessità del pubblico servizio. La domanda deve essere inoltrata per iscritto alla Direzione dall’autorità richiedente.

3. I volumi e i documenti devono essere trattati col massimo riguardo; è pertanto vietato fare su di essi annotazioni anche a matita o appoggiarvi i fogli e le schede di lavoro; consultando pacchi o buste di documenti sciolti, si deve conservare l’ordine dato ai fogli e ai fascicoli.

4. le borse, cartelle ed altri oggetti simili, dovranno essere depositati negli appositi contenitori messi a disposizione in Sala di Studio. L’Istituto non è responsabile di denaro o oggetti che vi siano contenuti.

5. Il personale addetto ai servizi ausiliari e di vigilanza è abilitato a compiere controlli e ispezioni in entrata e uscita.

6. Se il materiale archivistico ricevuto è in precario stato di conservazione o disordinato, lo studioso è tenuto ad avvertire il personale di sala.

7. Lo studioso non può portare fuori della sala di studio i documenti né può accedere ai locali di deposito.


Art. 5 – Comportamento


1. Nella sala di studio si deve osservare il massimo silenzio e comunque non disturbare i presenti; sono consentite solo brevi conversazioni a bassa voce col personale addetto riguardo ai documenti e alle ricerche.

2. E’ consentita la consultazione di una sola unità documentaria per volta.

3. Lo studioso dovrà: maneggiare i documenti con la massima cura, evitando ogni possibile manomissione dei supporti e delle scritture; rispettare l’ordine dei fascicoli di ciascuna busta e dei documenti contenuti in ciascun fascicolo, segnalando al personale le eventuali incongruenze rilevate; conservare la scheda rossa all’interno dell’unità documentaria in consultazione.

4. E’ consentito l’uso di personal computer portatili, purché se ne dia avviso al personale di sala; al riguardo è prevista l’individuazione di un apposito settore della sala a ciò destinato.

5. E’ vietato fumare nella sala di studio e in tutti gli ambienti accessibili al pubblico.

6. Eventuali segnalazioni di contrattempi o disservizi dovranno essere comunicati esclusivamente al funzionario di sala ovvero riferiti direttamente al direttore dell’Archivio di Stato.


Art. 6 - Sicurezza


1. L’accesso ai depositi e agli altri locali appositamente contrassegnati è vietato al pubblico.

2. Ove si verifichino situazioni di pericolo, il personale addetto alla sicurezza impartirà le opportune disposizioni per l’esodo, che gli utenti sono tenuti ad osservare anche in caso di esercitazioni di allarme.


Art. 7 – Utilizzazione dei documenti e degli strumenti di corredo


1. E’ vietata la pubblicazione totale o parziale degli inventari inediti. La redazione di inventari e strumenti di corredo è riservata all’Istituto.

2. Il testo dei documenti può essere liberamente trascritto e pubblicato, mentre la riproduzione in fac-simile destinata alla pubblicazione è soggetta all’osservanza delle norme di cui al Punto II del presente regolamento.

3. E’ obbligatoria la citazione della fonte (ivi compresi gli strumenti di ricerca quando se ne riporti il testo o una sua parte).

4. Il rispetto delle norme che tutelano il diritto d’autore è responsabilità dello studioso.

5. Lo studioso che utilizza materiale documentario dell’Archivio di Stato si impegna a consegnare due copie dell’eventuale pubblicazione o una copia della tesi di laurea per la quale può stabilire le condizioni d’uso.


Art. 8 – Consultazione di documenti riservati.


1. Non sono liberamente consultabili:

a) i documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data;

b) i documenti contenenti i dati di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, che diventano liberamente consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.

2. La consultazione dei documenti riservati anche prima della scadenza dei termini sopra indicati potrà essere concessa dal Ministro dell’Interno, previo parere del Direttore dell’Archivio di Stato e sentita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d’archivio. Sono liberamente consultabili gli inventari.

3. La domanda di consultazione di atti riservati va presentata o inviata alla Prefettura. Nella domanda devono risultare indicati, oltre alle generalità del richiedente, le concrete motivazioni di studio ed il fondo o i fondi archivistici (specificamente attinenti le finalità della ricerca) di cui si chiede la consultazione. Alla domanda dovrà essere allegato l’apposito modulo che gli studiosi provvedono a compilare presso l’Archivio di Stato. Le indicazioni concernenti i dati personali di identificazione devono essere comprovate con l’esibizione di un documento di riconoscimento del quale vanno annotati gli estremi, mentre gli elementi relativi a stati e qualità personali vanno asseverati con espressa dichiarazione, in calce alla domanda medesima, ai sensi della L. 4.1.1968, n.15.


Art. 9 - Ricerche per motivi non di studio.


1. Le domande di consultazione di documenti per motivi non di studio vanno compilate sugli appositi moduli disponibili all’ingresso.

2. La consultazione è soggetta ad autorizzazione del direttore o del funzionario addetto alla sala.

3. Gli utenti dell’Archivio per motivi non di studio sono tenuti al rispetto delle disposizioni del presente regolamento in quanto applicabili.



TITOLO II
Riproduzione dei documenti


Art. 10 - Richieste


1. Per le richieste di riproduzione di documenti è necessario compilare gli appositi moduli disponibili nella sala di studio, sui quali andranno indicati con esattezza il titolo del fondo e il numero del volume o del documento da riprodurre. Nella domanda dovrà altresì essere chiaramente specificato l’intento per il quale viene richiesta la riproduzione (uso strettamente personale, motivi di studio, fini istituzionali di ricerca e di didattica, uso privato, amministrativo o legale, scopo editoriale o commerciale). La suddetta istanza andrà consegnata all’impiegato addetto al servizio di sala.

2. L’importo da pagare per le riproduzioni, computato dall’impiegato addetto, deve essere versato anticipatamente. All’utente viene rilasciata apposita ricevuta attestante l’avvenuto pagamento. Eccezionalmente potrà essere consentito il versamento di un anticipo e il saldo a conguaglio del lavoro.

3. Il ritiro delle riproduzioni il cui pagamento sia stato saldato avviene presso l’ufficio apposito secondo uno specifico orario, reso noto all’utenza.


Art. 11 – Riproduzioni per motivi di studio


1. Le domande di riproduzione di documenti per motivi di studio o per fini istituzionali di ricerca e di didattica, formulate in carta libera, sono soggette solo al pagamento delle spese sostenute dal laboratorio interno all’Istituto per il rilascio delle duplicazioni secondo le tariffe vigenti.

2. Ove si tratti di riproduzione per motivi di studio, il richiedente dovrà sottoscrivere impegno relativo alla non divulgazione, diffusione, spaccio al pubblico delle copie ottenute e alla non utilizzazione delle stesse per scopi di lucro.


Art. 12 – Riproduzioni per motivi non di studio


1. Le domande di riproduzione di documenti per uso privato, amministrativo o legale vanno presentate in bollo. Sulle copie rilasciate dovrà inoltre essere corrisposta l’imposta di bollo.

2. Sono esenti dal pagamento dell’imposta di bollo:

a) le autorità governative, quando il documento sia necessario per motivi di servizio e nella richiesta sia fatto cenno di tale necessità;

b) le province, i comuni, gli enti per gli atti di loro appartenenza spontaneamente depositati presso l’Archivio di Stato.



Art. 13 – Riproduzioni per scopo editoriale o commerciale

1. Le domande di riproduzione di documenti per scopo editoriale o commerciale, compilate in bollo, devono essere autorizzate dalla Direzione: esse sono soggette all’osservanza delle norme sul diritto d’autore e sono subordinate al versamento di canoni e corrispettivi determinati ai sensi del vigente tariffario adottato dal Ministero. Il richiedente si impegnerà  a riportare nella pubblicazione, oltre alla citazione della fonte, la dicitura “su autorizzazione del Ministero per i Beni e le Attività Culturali – Archivio di Stato di Palermo”,

2. Nelle domande dovranno essere chiaramente indicati scopi e tipi di utilizzazione delle riproduzioni, quantità che si intendono ottenere e immettere sul mercato nonché le forme di distribuzione.

3. Sono esentati dai diritti di riproduzione gli editori che pubblicano periodici di natura scientifica oppure libri con tiratura inferiore alle 2000 copie e con prezzo di copertina inferiore a 150.000 lire.


Art. 14 – Riproduzioni con mezzi propri


Lo studioso che intenda effettuare riproduzioni fotografiche con mezzi propri, può presentare domanda, secondo il modello disponibile in sala di studio, impegnandosi a consegnare all’Istituto una stampa a contatto (provino) di tutti i fotogrammi realizzati per le foto in bianco e nero oltreché, su richiesta, una selezione dei negativi originali e dei positivi corrispondenti (formato 18x24). Per i fotocolor e le diapositive c’è l’obbligo di consegna d’un duplicato per ogni scatto.

Le riproduzioni devono essere eseguite nello spazio a ciò riservato e in presenza di un addetto alla vigilanza che avrà il compito di controllare la regolarità delle operazioni.

La ripresa dei documenti deve essere effettuata collocando le lampade ad una distanza minima dal documento di m. 1.5. Le lampade devono essere dotate della protezione antiesplosione e non devono superare 300 W di assorbimento.

E’ consentito l’uso del flash in alternativa alle lampade, con una temperatura di calore uguale a quella esterna.

Eventuali problemi tecnici sono sottoposti alla valutazione del personale del servizio di fotoriproduzione.

Lo stato di conservazione del documento, il formato, la disponibilità di spazio per una corretta esecuzione del lavoro ed altri motivi, da rendere noti al richiedente, possono essere causa di mancata autorizzazione.

Le eventuali riproduzioni che per motivi tecnici possono essere eseguite solo fuori dall’Istituto devono essere autorizzate dal direttore dell’Archivio di Stato.


Art. 15 – Duplicazione di copie rilasciate dall’Istituto


Il materiale relativo ai documenti conservati nell’Istituto e idoneo a moltiplicazione (stampe fotografiche, negativi, diapositive, film, nastri, dischi ottici, facsimili, calchi, rilievi ed altro) non può essere riprodotto e comunque duplicato senza preventiva autorizzazione e pagamento dei relativi canoni e corrispettivi.


Art. 16 – Disposizioni relative alla esecuzione delle copie


1. I documenti vengono ordinariamente riprodotti in microfilm o  fotograficamente per motivi di tutela del materiale. In casi particolari può essere autorizzata dal funzionario di sala la riproduzione in fotocopie di documenti sciolti (non cuciti o rilegati), qualora lo stato del supporto lo consenta e il numero delle copie sia limitato.

2. E’ vietata la riproduzione di indici, inventari e altri strumenti di ricerca, ad eccezione di quelli già pubblicati.

3. La Direzione o il funzionario di sala di studio possono escludere dalla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione lo sconsigli.

4. Le richieste di fotoriproduzione che si riferiscano ad ipotesi non espressamente contemplate dal presente regolamento, formeranno oggetto di esame e accordi specifici con la Direzione.



TITOLO III
Biblioteca



Art. 17 - Consultazione


1. Gli utenti della sala di studio possono consultare, compilando la richiesta sugli appositi modelli, il materiale della biblioteca interna dell’Istituto necessario alle loro ricerche, fatta salva in qualunque momento la priorità di utilizzazione dei volumi per motivi di ufficio.

2. Non è consentito il prestito.

3. L'utente è tenuto a trattare i libri con il maggiore riguardo e delicatezza; è rigorosamente vietato far segni o scrivere su di essi.

4. Il materiale librario non può essere riprodotto.


TITOLO IV

Disposizioni finali


Art. 18


Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato, in particolare al Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, “Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali”, nonché al “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici” contenuto nel Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 14 marzo 2001 (G.U. n. 80 del 05 aprile 2001)


Art. 19


La trasgressione alle norme del presente regolamento può comportare il ritiro del permesso di frequentare la sala di studio, salva sempre all’amministrazione l’azione per rifacimento di danni e per le eventuali sanzioni amministrative e penali.